Wichtige Details für eure Einladungskarten zur Hochzeit
Die offizielle Einladung ist die Visitenkarte eurer Hochzeit und stimmt die Gäste auf euer Fest ein. Deshalb sollte sie zum Stil eures großen Tages passen. Hier verraten wir, wie ihr die perfekte Einladungskarte findet und was ihr beachten solltet.
Was sollte in der Einladung stehen?
- Euer vollständiger Name inklusive Anschrift
- das Hochzeitsdatum mit Jahreszahl
- Zeit und Ort von Zeremonie, Empfang und Feier
- spezielle Geschenkwünsche
- Euer Dresscode, falls ihr einen habt
- eine Deadline für die Rückantworten
- eventuell Anfahrtsskizzen
- reservierte Hotelzimmer
- Kontaktdaten von euch und dem Zeremonienmeister/Hochzeitsplaner
- gegebenenfalls die Adresse eurer Hochzeitshomepage
Wie viele Einladungen werden benötigt?
Wenn ihr viele Gäste als Paar oder als Familie anschreibt, benötigt ihr weniger Karten als Gäste auf der Liste stehen. Dennoch solltet ihr eine Handvoll Karten extra bestellen. So habt ihr für den Notfall eine Reserve und könnt noch Exemplare als Erinnerung aufbewahren.
Wann verschickt man die Einladungen?
Sobald Hochzeitsdatum und Gästeliste feststehen, könnt ihr euch den Einladungen widmen. Wenn ihr sichergehen möchtet, dass sich alle Gäste schon im Vorfeld den Termin freihalten, könnt ihr Save-the-Date-Karten verschicken. Darin nennt ihr lediglich die Infos, dass und wann ihr heiraten möchtet. Die konkreten Details finden in den eigentlichen Einladungen Platz, die ihr etwa acht Wochen vor dem großen Tag verschicken solltet.
Antwortfrist nicht vergessen
Damit eure Hochzeitsplanung reibungslos ablaufen kann, solltet ihr euren Gästen eine klare Deadline für die Rückmeldung setzen. Diese sollte idealerweise mindestens zwei Wochen vor der Hochzeit liegen, damit ihr rechtzeitig alles final abstimmen könnt – von der Sitzordnung bis zur Menüauswahl.
Gebt das Datum für die Zu- oder Absage gut sichtbar auf der Einladung an. Besonders praktisch: Bietet euren Gästen einfache Rückmeldewege an – zum Beispiel per WhatsApp, Online-Formular oder klassisch per Antwortkarte. So habt ihr alle Antworten schnell gesammelt.
Digital organisiert – mit App oder Hochzeitsseite
Um eure Gäste stets gut informiert zu halten, empfiehlt sich bei größeren Hochzeiten oder längerer Planungszeit der Einsatz einer Hochzeits-App oder -Website. Auf diesem Weg könnt ihr ganz einfach alle relevanten Infos wie Tagesabläufe, Dresscode, Geschenkwünsche oder Anfahrtspläne gebündelt bereitstellen.
Auch kurzfristige Änderungen – etwa bei der Uhrzeit oder dem Ort – lassen sich so schnell und unkompliziert kommunizieren. Viele Anbieter ermöglichen zusätzlich die direkte Rückmeldung der Gäste, was euch die Organisation erheblich erleichtert und gleichzeitig für weniger Papierkram sorgt.
Was tun, wenn Gäste absagen?
Absagen sind zwar schade, aber bei jeder Hochzeit völlig normal. Ob Urlaub, Krankheit oder andere Verpflichtungen – es gibt viele Gründe, warum nicht alle Eingeladenen teilnehmen können. Umso wichtiger ist es, frühzeitig zu wissen, wer kommt und wer nicht.
Sobald ihr eine Absage bekommt, solltet ihr rasch eure wichtigsten Dienstleister informieren – besonders den Caterer. So lassen sich Speisen- und Getränkemengen rechtzeitig anpassen. Je nach Vertrag könnt ihr dadurch sogar unnötige Kosten vermeiden.
Auch eure Tischplanung solltet ihr im Blick behalten: Einzelne Plätze fallen weg, neue Kombinationen entstehen. Deshalb lohnt es sich, den Sitzplan erst spät final festzulegen und mit einer flexiblen Struktur zu arbeiten.