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Eure Hochzeit, euer Traum: Wie alles gelingt 

Für eure Hochzeitsplanung ist Perfektion das Ziel. Kerry Howard, Expertin für Hochzeitsorganisation, teilt mit euch ihre Tipps, damit ihr gelassen durch die Planungsphase kommt.

Das findet ihr in diesem Artikel

Legt ein Budget fest

Bevor ihr mit der Planung eurer Hochzeit beginnt, solltet ihr zuerst die Gästeanzahl und das gewünschte Budget klären. Konzentriert euch vor allem auf die Gesamtsumme, die ihr ausgeben möchtet. Eine detaillierte Kostenaufstellung, die ihr regelmäßig überprüft und aktualisiert, ist dabei unerlässlich. Plant einen Puffer von etwa 10-15 % des Gesamtbudgets ein und behandelt diesen Betrag, als wäre er nicht vorhanden. Hier gibt es einen nützlichen Budgetrechner!

Erarbeitet die Gästeliste gemeinsam

Erstellt zwei Versionen eurer Gästeliste: Eine primäre A-Liste und eine erweiterte B-Liste. Dies erleichtert es euch, die Liste zu kürzen, falls ihr euch für eine kleinere Feier entscheidet.

Prioritäten für eure Hochzeit festlegen

Vergleicht Angebote von verschiedenen Orten und zieht später auch verschiedene Dienstleister hinzu. Fertigt eine Liste eurer Wünsche an. Denkt darüber nach, was euch bei anderen Hochzeiten besonders gut gefallen hat – ob die Musik, das Essen oder die Dekoration. Vermerkt, was euch wichtig ist und was ihr vermeiden wollt.

Findet den perfekten Termin

Beachtet bei der Wahl des Hochzeitsdatums die Bedürfnisse eurer Gäste, insbesondere derjenigen, die eine weite Anreise haben. Stellt sicher, dass am gewählten Tag keine anderen großen Veranstaltungen in der Nähe stattfinden, die Preise für Unterkunft und Transport beeinflussen könnten.

Die richtige Location wählen

Eure Hochzeitslocation sollte sowohl zu euch als auch zum Stil eurer Hochzeit passen. Ohne eine feste Buchung ist euer Wunschtermin nicht gesichert. Macht euch Notizen zu allem, was an der Location fehlen könnte, und achtet auf Details wie Parkmöglichkeiten oder Lärmbeschränkungen.

Auswahl der Dienstleister nach Sympathie und Budget

Nachdem ihr eure Hauptprioritäten festgelegt habt, sucht nach den passenden Dienstleistern. Wichtig dabei ist, dass ihr ein gutes Gefühl bei ihnen habt und euch in guten Händen fühlt.

Nutzt Planungslisten für jeden Schritt

Erarbeitet umfangreiche Listen für die verschiedenen Aspekte eurer Hochzeitsplanung. Prüft sorgfältig alle Verträge mit Dienstleistern und dem Veranstaltungsort. Besonders wichtig ist es, die Regelungen für den Fall einer Stornierung oder Nichterbringung der vereinbarten Leistung zu verstehen. Seid ebenso aufmerksam bei den Bestimmungen zu Änderungen im Umfang der Dienstleistungen, um nicht durch zusätzliche Kosten bei Modifikationen überrascht zu werden.

Geht die Planung Schritt für Schritt an

Ihr müsst nicht alle Entscheidungen auf einmal treffen. Gestaltet die Auswahl eurer Hochzeitsfarben, der Blumen und der Dekoration schrittweise, während ihr eure Hochzeitsvision umsetzt. Erstellt zum Beispiel verschiedene Inspirationstafeln auf Pinterest.

Erstellt einen präzisen Tagesablauf

Fertigt einen detaillierten Plan für den Ablauf eures Hochzeitstages an und teilt diesen mit allen beteiligten Dienstleistern, damit jeder seine Aufgaben kennt. Beginnt mit der Festlegung der Zeit für die Zeremonie und plant alle weiteren Ereignisse darum herum. Wenn ihr ein Fotoshooting plant, sorgt währenddessen für Unterhaltung oder Snacks für die Gäste. Berücksichtigt auch Zeitpunkte für Ansprachen im Ablauf und informiert insbesondere das Catering-Team.

Plant bewusst gemeinsame Momente ein

Es ist ratsam, am Hochzeitstag bewusst Zeit für gemeinsame Momente einzuplanen, sei es für den Austausch der Gelübde vor der Zeremonie oder für das Paar-Shooting danach.

Verhindert Unterbrechungen der Feier

Es ist eine bewährte Regel, die Feier nicht zu unterbrechen, besonders nicht, wenn sie auf dem Höhepunkt ist. Überlegt, den Hochzeitskuchen beim Empfang oder gleich nach dem Essen zu servieren, statt die Party dafür zu unterbrechen. Bietet Mitternachtssnacks ohne große Ankündigung an.

Zieht den Planungsabschluss vor

Beendet die Planungsphase idealerweise einen Monat vor der Hochzeit, um die letzten Wochen entspannt genießen und der Vorfreude Raum geben zu können.

Achtet auf das Wohlgefühl aller Gäste

Fokussiert euch auf eure persönlichen Wünsche, während ihr zugleich sicherstellt, dass sich eure Gäste wohl fühlen. Stellt bei kühlerem Wetter Decken oder warme Getränke zur Verfügung und bei Hitze Sonnenschutz und Erfrischungen. Denkt daran, auch für die Dienstleister, die länger vor Ort sind, Verpflegung bereitzustellen.

Arrangiert Schlafgelegenheiten für eure Gäste

Ob bei einer Destination-Hochzeit oder einer lokalen Feier, manche Gäste werden wahrscheinlich eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen. Es ist eine durchdachte Idee, Zimmerkontingente in Hotels zu reservieren. Häufig bieten Unterkünfte Rabatte basierend auf der Anzahl der gebuchten Zimmer an. Ein angenehmer Nebeneffekt ist oft, dass das Brautpaar in einigen Fällen eine kostenfreie Übernachtung erhält.

Plant den Transfer eurer Gäste

Überlegt euch, wie die Gäste zwischen verschiedenen Veranstaltungsorten transportiert werden können, falls die Hochzeit an mehreren Orten stattfindet. Je nachdem, wie viele Gäste erwartet werden, könnte die Organisation eines Shuttle-Services sinnvoll sein, um sie zum Veranstaltungsort und später zu ihren Hotels zu befördern.

Effiziente Budgetnutzung und Dekorationsrecycling

Verwendet den floralen Schmuck der Zeremonie später für andere Bereiche. So könnten die Blumenarrangements etwa die Bühne beim Empfang zieren oder Girlanden könnten an Bars oder Treppengeländern angebracht werden. Auch lässt sich die Dekoration von Cocktailtischen für die Party adaptieren. Wer gerne bastelt, kann einige Dekoelemente auch selbst herstellen, sollte dabei aber aufpassen, sich nicht zu verzetteln.

Nutzen eines Hochzeitsplaners erkennen

Die Investition in einen Hochzeitsplaner mag anfangs teuer wirken, doch Hochzeitsplaner erhalten oft spezielle Rabatte von Dienstleistern, die sie an das Brautpaar weitergeben. Da Hochzeitsplaner meist zu einem Festpreis arbeiten und großen Wert auf Offenheit legen, helfen sie, das Budget zu wahren und euch das beste Angebot zu sichern.

Einsatz einer Wedding Planerin

Wenn ein vollumfänglicher Hochzeitsplaner nicht infrage kommt, kann ein Wedding Day Manager oder Zeremonienmeister sehr hilfreich sein. Diese Person kümmert sich um die Umsetzung der geplanten Details am Hochzeitstag, übernimmt die Koordination von Dienstleistern und Gästen und hält den Zeitplan ein, während sie euch Last-Minute-Aufgaben abnimmt. Wartet nicht zu lange mit der Buchung, denn auch der Tageskoordinator benötigt Zeit für die Vorbereitung. Ein Zeremonienmeister stellt zudem sicher, dass am Tag der Feier nichts fehlt, insbesondere die kleinen, oft vergessenen Details.

Prioritäten richtig setzen und den Überblick behalten

Lasst euch nicht von der Detailfülle überwältigen. Wichtig ist, dass die Hochzeit nur der Beginn eures gemeinsamen Lebens ist und nicht zum alleinigen Ziel wird. Trotz unterschiedlicher Meinungen und Ansichten im Planungsprozess, solltet ihr eure Partnerschaft stets in den Vordergrund stellen. Die Einzelheiten eurer Feier sind letztlich nur das – Einzelheiten.

CREDITS:

Fotos: Ansgards Fotografie

Planung: Kerry Howard

Styling: Jaqueline Piontek

Blumen: Katharina Seidl Design

Dekoration: RosaRot Hochzeitsatelier

Mobiliar und Geschirr: Hochzeitswerkstatt Brauschweig

Papeterie: Papierromantik

Brautmode: Verborgene Schönheiten, Soulamaid Bridal Couture, I am yours

Sweets: Vanillerie Kiel

Schmuck: Pukka Berlin

Model: Zaraa Maria

Location: Gut Emkendorf

Text: Kerry Howard