So findet ihr die richtigen HochzeitsdienstleisterInnen 

Eure Hochzeit steht bevor – und ihr sucht die passenden DienstleisterInnen, die euren Tag perfekt machen? Mit etwas Vorbereitung fällt die Auswahl leichter. Wir zeigen euch, worauf ihr bei der Planung, Anfrage und Buchung achten solltet – und wie ihr die richtigen Hochzeitsprofis findet.

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Wie bereitet ihr euch auf die DienstleisterInnen-Suche vor?

Bevor ihr überhaupt beginnt, einzelne DienstleisterInnen anzufragen, solltet ihr einige grundlegende Entscheidungen treffen. Dazu gehört unter anderem die Anzahl der Gäste: Wollt ihr lieber im kleinen Kreis feiern oder wird es ein großes Fest mit vielen FreundInnen und Verwandten? Auch der Stil der Location spielt eine große Rolle – möchtet ihr in einer Scheune, einem Schloss oder vielleicht doch eher in einem modernen Loft feiern? Überlegt euch zudem frühzeitig, wie hoch euer Budgetrahmen ist und wie der Ablauf des Tages grob aussehen könnte. Je konkreter eure Vorstellungen und Wünsche sind, desto besser können DienstleisterInnen darauf eingehen und euch gezielt Angebote unterbreiten. Nehmt euch für diese Planungsphase ausreichend Zeit – sie legt das Fundament für eine entspannte Kommunikation mit allen Beteiligten.

Habt ihr einen klaren Stil im Kopf?

Euer Hochzeitsstil – ob Boho, klassisch, romantisch, vintage oder minimalistisch – beeinflusst viele Entscheidungen. Besonders DienstleisterInnen wie FotografIn, DekorateurIn oder FloristIn müssen sich mit eurer Ästhetik identifizieren können. Wenn ihr schon vorab wisst, welche Atmosphäre und welchen Look ihr euch wünscht, fällt die Auswahl viel leichter. Sammelt dazu Ideen auf Pinterest, Instagram oder in Hochzeitsmagazinen und erstellt Moodboards, um eure Vorstellungen zu visualisieren. Redet offen über eure Vorlieben – und auch über das, was ihr nicht mögt. Je klarer das Konzept, desto harmonischer und einheitlicher wird später das Gesamtbild eures großen Tages.

Wie findet ihr heraus, was euch wichtig ist?

Setzt euch am besten gemeinsam hin und erstellt eine Prioritätenliste. Was sind die absoluten Must-haves für eure Hochzeit – zum Beispiel Live-Musik oder ein bestimmter Fotograf? Welche Punkte wären schön, sind aber nicht unbedingt notwendig? Und was ist eher verzichtbar? Diese Liste hilft euch nicht nur beim Budgetieren, sondern auch bei der Entscheidungsfindung im weiteren Verlauf. Oft wird einem erst beim Aufstellen solcher Listen bewusst, wo sich beide Partner einig sind – oder wo noch Gesprächsbedarf besteht. Eine klare Gewichtung der einzelnen Punkte sorgt für Orientierung und verhindert Stress bei späteren Buchungen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die erste Anfrage?

Sobald euer Hochzeitsdatum fix ist, könnt ihr mit der konkreten Suche nach DienstleisterInnen beginnen. Wartet nicht zu lange, denn beliebte AnbieterInnen sind oft viele Monate im Voraus ausgebucht – vor allem in der Hauptsaison. Eine rechtzeitige Anfrage kann euch nicht nur euren Wunschdienstleister sichern, sondern auch die weitere Planung entspannen. Schreibt in eure Anfrage alle relevanten Informationen: das geplante Datum, die Location (falls schon bekannt), die geschätzte Gästeanzahl, euer Budget und erste stilistische Vorstellungen. So spart ihr euch Rückfragen und bekommt schneller passende Antworten.

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Was solltet ihr in eurer Anfrage mitteilen?

Je mehr Informationen ihr gebt, desto besser können sich DienstleisterInnen auf eure Wünsche einstellen. Schreibt also nicht nur Datum und Ort, sondern nennt auch eure Stilvorstellungen, den Ablauf des Tages und besondere Wünsche – zum Beispiel, ob ihr eine freie Trauung im Garten plant oder ein Getting Ready begleitet werden soll. Auch euer Budget ist eine wichtige Info, denn so lässt sich schnell einschätzen, ob eine Zusammenarbeit realistisch ist. Ehrlichkeit und Offenheit schaffen Vertrauen und erleichtern beiden Seiten die Kommunikation.

Welche Fragen solltet ihr beim Kennenlernen stellen?

Das erste Gespräch mit einem oder einer DienstleisterIn ist entscheidend. Fragt nach dem genauen Leistungsumfang – also was konkret im Preis enthalten ist. Sind Anfahrt, Auf- und Abbau oder eventuelle Zusatzstunden einkalkuliert? Gibt es bei Krankheit oder Ausfall eine Vertretung? Wie viele Hochzeiten wurden bereits begleitet, und gibt es Erfahrungsberichte oder Referenzen? Lasst euch Beispielarbeiten oder Portfolios zeigen, damit ihr euch ein Bild vom Stil machen könnt. Und ganz wichtig: Sprecht offen über Vertrags- und Stornobedingungen – so gibt es keine unangenehmen Überraschungen.

Wie behaltet ihr den Überblick bei mehreren DienstleisterInnen?

Wenn ihr parallel mit mehreren Anbietern sprecht, ist eine gute Organisation das A und O. Erstellt euch eine übersichtliche Tabelle oder ein Planungsdokument, in dem ihr alle relevanten Informationen festhaltet: Name, Kontaktdaten, Leistungen, Preise, Rückmeldungen, offene Fragen und der aktuelle Stand. So behaltet ihr den Überblick und vermeidet doppelte Anfragen oder Verwechslungen. Gerade in der heißen Phase der Planung laufen viele Gespräche parallel – eine klare Struktur hilft, den Kopf frei zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Woran erkennt ihr gute DienstleisterInnen?

Gute DienstleisterInnen überzeugen nicht nur durch ein schönes Portfolio oder ein professionelles Auftreten, sondern vor allem durch ihren Umgang mit euch. Nehmen sie sich Zeit für eure Fragen? Hören sie wirklich zu? Reagieren sie zuverlässig auf eure Nachrichten? Sympathie ist ein nicht zu unterschätzender Faktor – denn diese Personen begleiten euch an einem sehr emotionalen Tag. Besonders bei sensiblen Bereichen wie Foto, Video oder Trauung ist ein gutes Gefühl oft entscheidender als der Preis. Achtet also nicht nur auf Fakten – sondern auch auf euer Bauchgefühl.

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Wer sollte zuerst gebucht werden?

Ganz klar: Die Location. Sie bestimmt das Datum und den Rahmen eurer Feier – und ist deshalb der erste Fixpunkt in eurer Planung. Danach solltet ihr euch um die DienstleisterInnen kümmern, die besonders gefragt und oft lange im Voraus ausgebucht sind: FotografIn, Catering, Musik und eventuell auch eine/n Wedding PlannerIn. Habt ihr eine bestimmte Person im Kopf – etwa eine Sängerin oder einen bestimmten Floristen – dann fragt am besten sofort an. Bei Solo-DienstleisterInnen gibt es meist keine zweite Besetzung, deshalb lohnt sich eine frühe Kontaktaufnahme.

Wie geht ihr mit mehreren Angeboten um?

Nehmt euch Zeit, alle Angebote genau zu vergleichen – nicht nur preislich, sondern auch hinsichtlich der enthaltenen Leistungen, der Kommunikation und des Auftretens. Schaut genau hin: Gibt es versteckte Kosten? Ist alles transparent aufgelistet? Wie ist der Umgangston in der Mail oder im Gespräch? Wenn ihr ein gutes Gefühl habt, aber das Budget knapp ist, lohnt sich eine freundliche Nachfrage nach einem individuellen Angebot oder einem möglichen Sparpaket. Viele DienstleisterInnen sind offen für flexible Lösungen, solange ihr wertschätzend und ehrlich kommuniziert.

Wie erkennt ihr den oder die „Richtige“?

Die beste Technik: Vertrauen. Wenn ihr euch nach dem Gespräch wohl, verstanden und gut beraten fühlt, ist das ein gutes Zeichen. Auch der persönliche Stil sollte zu euch passen – schaut euch deshalb unbedingt die Social Media Kanäle und bisherigen Arbeiten an. Achtet darauf, ob die Kommunikation klar und ehrlich ist, ob ihr Rückfragen stellen könnt und ob man auf eure Wünsche eingeht. Die besten DienstleisterInnen sind nicht nur Profis, sondern auch Menschen, mit denen ihr euch auf Augenhöhe begegnet. Wenn es einfach passt, wisst ihr es meist sofort.

Top 10 HochzeitsdienstleisterInnen – Wann anfragen?

• Wedding-Planner – 15 bis 12 Monate vorher
• Location – 15 bis 12 Monate vorher
• FotografIn/VideografIn – 12 bis 10 Monate vorher
• Musik (DJ/Band) – 12 bis 10 Monate vorher
• TraurednerIn – 8 bis 6 Monate vorher
• Catering – 4 Monate vorher
• Floristik – 3 bis 2 Monate vorher
• Styling (Hair & Make-up) – 3 bis 2 Monate vorher
• Torte – 3 bis 2 Monate vorher
• Papeterie – 4 bis 2 Wochen vorher