10 Tipps für die Erstellung eurer Gästeliste

Viele Hochzeitspaare sind verunsichert, was ihre Gästeliste betrifft. Darum kommt der wichtigste Tipp gleich zu Beginn: Alles kann, nichts muss! Was zählt, seid ihr, eure Meinung, eure Wünsche. Bleibt ganz bei euch und lasst euch nicht einreden, dass etwas so zu sein hat! Es ist euer Fest!

1. Wann sollte die Gästeliste erstellt werden?

Macht euch gleich zu Beginn der Planung Gedanken, wen ihr einladen wollt, denn davon hängt eine ganze Menge ab. Zum Beispiel könnt ihr die Art und Größe der Hochzeits-Location erst festlegen, wenn ihr euch über die Personenzahl im Klaren seid. Praktisch, wenn ihr sie gleich im Excel-Format anlegt, um sie auch später bearbeiten und pflegen zu können. So macht ihr euch keine doppelte Arbeit und habt immer einen Überblick über Zu- und Absagen und besondere Anliegen, zum Beispiel Allergien.

Advertentie

Bekommt ein Jahr lang das angesagteste Hochzeitsmagazin!

Blättern macht Spaß, Stöbern ist noch schöner! Habt ihr schon unsere neueste Ausgabe? Oder möchtet sie verschenken? Vollgepackt mit jeder Menge Inspiration machen wir die Planung eurer Traumhochzeit noch einfacher!

Hier bestellen!

Bekommt ein Jahr lang das angesagteste Hochzeitsmagazin!

2. Wer muss eingeladen werden?

Wie bei so vielem in der Hochzeitsplanung solltet ihr ausschließlich nach euren Wünschen entscheiden. Möchtet ihr generell eine kleine Feier? Dann haltet den Kreis eng und ladet wirklich nur ein, wen ihr unbedingt dabeihaben möchtet. Es gibt keine Regel, die besagt, wer eingeladen werden muss. Alles, was zählt ist, mit wem ihr euren besonderen Tag verbringen möchtet.

3. Gibt es eine Regel, was die ArbeitskollegInnen angeht? Sollten wir sie einladen?

Wenn ihr euch gut mit euren Kollegen und Kolleginnen versteht und sie gerne dabeihaben wollt, ladet sie ein. Sie werden sich sicherlich freuen. Ein Muss gibt es nicht, ihr habt die freie Wahl. Manchmal kann sicherlich eine Zwickmühle entstehen, wenn man entweder selbst zu deren Hochzeit eingeladen war oder sich die KollegInnen quasi selbst einladen und signalisieren, dass sie unbedingt kommen möchten. Überlegt hier genau, was ihr tun könnt, um sie nicht vor den Kopf zu stoßen. Wünscht ihr euch eine Trauung im engsten Kreis? Dann erklärt dies und ladet sie nur zur Feier am Abend ein.

Ihr seid auf der Suche nach Ideen für das Unterhaltungsprogramm am großen Tag? Schaut doch bei diesem Artikel vorbei.

4. Muss ich die Partnerin oder den Partner auch einladen?

Fast immer wird es als selbstverständlich angesehen, den Partner oder die Partnerin bei einer Einladung mitzubringen. Was aber, wenn ihr die Person gar nicht kennt, eventuell nicht mögt oder euer Fest bewusst klein halten wollt? Hier ist viel Fingerspitzengefühl gefragt und es sollte ein persönliches Gespräch mit dem Gast geführt werden. Niemand hört gerne, dass seine Partner oder seine Partnerin nicht mitkommen darf. Legt deshalb dar, dass ihr niemandes Gefühle verletzen möchtet. Eine mögliche Erklärung könnte sein, dass ihr den Tag wirklich nur mit Menschen verbringen wollt, die ihr gut kennt und die zu euren engen FreundInnen oder zur engen Familie zählen.

5. Wie berechne ich die passende Personenzahl?

Die Anzahl der Hochzeitsgäste lässt sich ganz einfach anhand von wenigen Parametern bestimmen: Wie groß ist die Location? Wie viel Platz bietet sie für wie viele Gäste in der gewünschten Bestuhlungsvariante? Wie viel Budget habt ihr zur Verfügung? Lasst euch von der Location/dem Cateringservice einen ungefähren Kostenrahmen pro Kopf nennen. So wisst ihr, wie viel euch jeder Hochzeitsgast kostet. Und schon habt ihr eine maximale Anzahl an möglichen Gästen. Diese Zahl gleicht ihr mit eurer Wunschgästeliste ab und passt entsprechend an.

6. Kann ich zwischen Trauung und Feier unterscheiden und dazu unterschiedliche Leute einladen?

Es gibt einfach so viele Menschen, die ihr gerne einladen wollt – aber im Standesamt sind nicht genügend Plätze vorhanden? Oder möchtet ihr die Trauung und das Essen im kleinen Kreis feiern, die Party am Abend aber gerne größer? Dann macht das! Selbstverständlich könnt ihr auch Gäste zu unterschiedlichen Zeitpunkten eures Hochzeitstages einladen. Insbesondere ArbeitskollegInnen werden oftmals erst zur Feier am Abend dazu gebeten – sie erhalten dann eine entsprechende Einladung, auf der die Uhrzeit mit vermerkt ist.

7. Darf ich die Kinder ausladen? Ist es ok, sie nicht dabei haben zu wollen?

Dies ist ein sensibles Thema. Man könnte sagen, daran scheiden sich die Geister. Es gibt gute Argumente für ein Fest mit, aber ebenso für eine Feier ohne Kinder. Versuchen wir rational an diese Entscheidung heranzugehen. Hat man viele Kinder in der Verwandtschaft oder im Freundeskreis und sogar eigene Kids, kann es sehr schön sein, den Tag erfüllt von Kinderlachen zu verbringen. Wir empfehlen euch eine Kinderbetreuung, um auch die kleinen Gäste gut zu unterhalten und keine Langeweile aufkommen zu lassen. Dies bringt uns schon zum nächsten Vorteil: Wenn die Kinder beschäftig sind, können die Eltern durchatmen und euer Hochzeitsfest noch mehr genießen. Natürlich steht es euch absolut frei euch zu wünschen, dass die Kinder nicht zur Trauung und/oder zum Fest kommen sollen. Manche Eltern finden das nicht gut und werden dann eventuell auch selbst nicht kommen. Darauf sollte man vorbereitet sein und sollte es ihnen nicht verübeln.

8. Wir wollen unsere Hochzeit klein und fein halten. Wie kommunizieren wir, dass wir nur wenige Menschen einladen?

Insbesondere dann, wenn Familienmitglieder nicht eingeladen werden sollen, ist natürlich immer besondere Sensibilität geboten. Sprecht offen über eure Wünsche und kommuniziert im Vorfeld, was die Gründe für eine kleine Feier sind. Dann ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass alle dies respektieren und verstehen.

9. Wie verwalte ich die Gästeliste? Welche Daten sollte sie enthalten?

Legt euch diese am besten von Anfang an im Excel-Format an und gebt die Vor- und Nachnamen der Hochzeitsgäste ein. Hilfreich sind auch die Adressen für den Versand der Einladungen, sowie Unverträglichkeiten zu notieren, für spätere Absprachen mit dem Catering. Dahinter könnt ihr dann die Zu- und Absagen vermerken und auch Kinder farbig markieren. Zum einen, um Kinderstühle bereit zu stellen, aber auch, um der Location die Anzahl der Kids mitzuteilen. Meist ist für diese der Preis nämlich deutlich geringer als für die Erwachsenen. Wenn alle Antworten bei euch eingegangen sind, könnt ihr in dieser Liste auch die Tischnummer und den Sitzplatz eintragen und habt so alles übersichtlich zusammen. Später könnt ihr dann auch die An- und Abreisen ergänzen, sowie die Daten, wo die Hochzeitsgäste untergebracht ist. Sollen vielleicht kleine Geschenke aufs Zimmer gebracht werden? Dann notiert ebenfalls die Zimmernummer in eurer Liste.

10. Was sollten wir sonst noch beachten?

Beim Erstellen der Gästeliste wird es euch sicherlich das ein oder andere Mal passieren, dass ihr euch unsicher seid: Soll die Person wirklich eingeladen werden? Das Verhältnis ist gut, aber nicht sehr gut? Dann markiert diese Person in eurer Liste doch als „Nachrücker“. Sollte also jemand nicht kommen können und euch absagen, könnt ihr immer noch eine Einladung versenden. Natürlich mit entsprechendem zeitlichem Vorlauf und nicht zu kurzfristig – niemand mag das Gefühl „zweite Wahl“ zu sein. Treffen zwei Familien aufeinander, ist es zumeist sehr aufregend. Und manchmal sogar eine echte Herausforderung! Insbesondere, wenn es zum Beispiel sprachliche Barrieren gibt oder unterschiedliche Traditionen und Kulturen vereint werden sollen.

Unser Tipp: Bedenkt schon während der Ausarbeitung der Gästeliste, welche Person gute Laune einbringt und zum Beispiel übersetzen kann. So könnt ihr später bei der Platzierung am Tisch darauf achten, dass alles gut durchmischt ist und ihr werdet euch freuen, dies schon bei den Einladungen bedacht zu haben.

Checkliste für Hochzeitsladungen

Gute Gründe für eine Einladung:

• Ihr mögt die Gesellschaft dieser Person
• Ihr verbindet viele positive Dinge mit der Person
• Die Person ist euch wichtig
• Ihr kennt diese Person schon seit einiger Zeit
• Ohne diese Person wäre die Hochzeit für euch unvollständig
• Ihr möchtet diese besonderen Momente mit der Person teilen
• Ihr seid sehr gute Freunde

Keine ausreichenden Gründe:

• Jemand anderes möchte, dass die Person eingeladen wird
• Ihr seid verwandt
• Ihr seid Kollegen
• Weil ihr früher mal befreundet wart und eventuell auf deren Hochzeit gewesen seid
• Die Person wäre sonst beleidigt
• Es wird so erwartet

Credits:

Deko & Möbel: vonzauberhand
Fotos: Luisa Mähringer Fotografie
Brautkleid & Anzug: Liebesglück
Models: Mèline Vogue, Michael Korscheny
Haare: Hairdesign Marktsteft
Fotobus: Mainfotobus
Make-up: Annadell Cosmetic