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Was ihr wissen solltet, bevor ihr eure HochzeitsdienstleisterInnen kontaktiert 

Wann heiraten? Wen einladen? Mit welchem Budget? Wir sprachen mit Hochzeits-Profi Svenja Schirk darüber, welche Fragen ihr intern schon besprochen haben solltet, bevor ihr Servicepartner wie Traulocation und Hochzeitsfotograf kontaktiert.

Aus deiner persönlichen Erfahrung nach zwölf Jahren als Wedding-Planner: Womit sollten Hochzeitspaare bei ihrer Planung beginnen?

„Auf jeden Fall mit der groben Festlegung eines Budgets und der Frage wie groß und in welchem Rahmen die Hochzeit und die Feier stattfinden sollen. Wie viele Gäste werden eingeladen? Welches Ambiente soll die Traulocation haben – eher rustikal oder eher modern?“

Was sind die „Big Points“ jeder Planung?

„Die wichtigsten Punkte sind immer: Ambiente (Traulocation, Dekoration), gute Laune (durch Essen, Getränke, Musik, Rahmenprogramm), gute Atmosphäre (nette Gäste) und ein entspanntes Hochzeitspaar. Wenn das zusammenkommt, wird die Hochzeit großartig! Das ist übrigens völlig unabhängig vom Budget.“

Wie erstellt man einen vorläufigen Kostenplan?

„Sobald man alle Vorlieben gemeinsam zu Papier gebracht hat, teilt man diese in Priorisierungen auf: Was muss unbedingt gebucht werden und wo möchtet ihr auf keinen Fall Kompromisse eingehen? Was könnte auch mit Einschränkungen gebucht werden? Was wird nur gebucht, wenn noch Geld dafür übrig ist? Danach begibt man sich auf die Suche nach den Dienstleistern, die man buchen möchte – gemäß der Priorisierung. So kommt man nach und nach zu realistischen Preisen und kann das Budget entsprechend einteilen.“

Welche Eckdaten sollte man wissen, bevor man seine Hochzeits-Spezialisten kontaktiert?

„Klar sein müssen die Anzahl der Gäste, das Hochzeitsdatum (oder zumindest eine grobe Richtung, falls es kein spezieller Tag sein soll), Vorlieben oder No-gos. Toll wäre auch eine grobe Budgetangabe, damit der Dienstleister prüfen kann, ob er die Wünsche des Paares zu diesem Preis überhaupt erfüllen kann.“

Wen spreche ich zuerst an? Die Hochzeitslocation oder den Lieblingsfotografen?

„Ich empfehle mit der Traulocation zu beginnen, damit das Grundgerüst steht. Danach kommen alle anderen Dienstleister. Aber selbstverständlich gibt es auch immer Ausnahmen: Wer ganz besonders fotoverliebt ist und unbedingt einen speziellen Fotografen haben will, der fragt vielleicht dort zuerst an.“

Sind Save-the-Date-Karten üblich oder kann man da sparen?

„Ich persönlich finde diese ‚Infokarten‘ sehr praktisch – denn so können die Hochzeitsgäste sich das Datum der Trauung schon einmal blocken und prüfen, ob sie Zeit haben. In der Regel können die eigentlichen Einladungen erst einige Monate vor der Hochzeit mit allen Informationen verschickt werden – und dann haben einige Gäste vielleicht schon fixe Termine.“

Wann werden die Karten überhaupt verschickt?

„Sobald es geht! Ich weiß, dass das keine konkrete Antwort ist, aber so ist es. Save-the-date-Karten sollte man versenden, sobald Datum und Ort feststehen, damit die Gäste den Termin eintragen können. Die Einladungen gehen dann raus, wenn wirklich alle für die Gäste relevanten Informationen feststehen. Das ist in der Regel drei Monate vor dem Traudatum.“

Was muss beim Aushandeln der Verträge mit den Dienstleistern beachtet werden?

„Vertragswesen ist nicht immer leicht! Generell kann man aber Stolpersteine umgehen, indem man prüft, ob im Vertrag folgende Informationen enthalten sind: Datum und Ort der Hochzeit/der Leistung, Personenzahl (falls notwendig), Stornierungsbedingungen, Höhere Gewalt/Pandemiezusatz, transparente Auflistung der Kosten, Zusatzkosten zum Beispiel bei Leistungsverlängerung vor Ort bei einem DJ.“

Würdest du einen Hochzeitsplaner empfehlen?

„Auch als ich selbst schon lange Hochzeitsplanerin war, habe ich für unsere eigene Hochzeit eine Planerin gebucht. Ich will damit sagen: Ja, ich empfehle von Herzen gute Wedding-Planner und freue mich, wenn ein Hochzeitspaar so wenig Stress und Arbeit wie nur möglich mit der eigenen Hochzeit hat. So kann die Vorfreude in vollen Zügen genommen werden und das Paar hat am Hochzeitstag selbst auch Spaß und Freude, ohne gedanklich beim nächsten Programmpunkt zu sein.“

Zu welchem Zeitpunkt sollten die Trauzeugen mit ins Boot geholt werden?

„Es kommt ganz darauf an, was die Trauzeugen übernehmen sollen. Ich persönlich bin kein Fan davon, ihnen die Hochzeitsplanung ‚aufs Auge zu drücken‘, sondern nur bestimmte Punkte. Auch der Junggesellenabschied/Junggesellinnenabschied ist bei den auserwählten Personen in den besten Händen. Wenn man Aufgaben übertragen möchte, sollte man das tun, sobald man weiß, was getan werden muss. So haben auch die Trauzeugen Zeit, sich darauf einzustellen.“

Wie viel Zeit benötigt man eigentlich für die komplette Planung?

„Eine gute Frage, die sich nicht so leicht beantworten lässt. Generell ist alles möglich – es kommt nur auf die Flexibilität des Hochzeitspaares an. Etwa drei Wochen Vorlauf sollten es aber sein – mit wirklich viel Kompromissbereitschaft und Entscheidungsfreudigkeit.“

Was war persönlich deine schnellste Hochzeitsplanung? Und was deine längste?

„Die kürzeste Planung lag bisher bei vier Wochen, die längste bei 2,5 Jahren.“

 

Svenja Schirk

Branchenexpertin, Business Coach

www.freakin-fine-weddings.de